智慧校园中的协同办公 OA 针对目前区域、学校教育机构行政办公管理存在的问题,提供一款高效、便捷的日常办公产品,为各级教育机构创建一种协同工作的环境,全面提高工作效率和质量,实现规范化的流程管理,增强协同工作的能力。

1 智慧考勤

包括上下班登记、外出登记、请假登记、出差登记、个人考勤查询等内容。上下班登记相当于网上签到,既方便又防止作假。在个人办公中的“今日外出人员”可以方便用户查询当日员工外出情况。功能特点:

  • 上下班登记时间由管理员设定,并且可以设置上午上班、下班,下午上班、下班时间,还可以给相关人员单独设置考勤时间,实现个性化管理;
  • 可以生成考勤报表,实现灵活的统计汇总和分析功能。

2 校园通讯录

包括通讯录、个人通讯录和公共通讯录三种类型。用户可以创建属于自己的联系人信息,对同事、朋友、客户、合作伙伴、政府机关等处的联系人资料分类记录、查询、管理。也便于记录人员的资料,在其离职时避免流失。功能特点:

  • 三种分类:通讯录中包含了公司通讯录、个人通讯录、公共通讯录三种类型,更方便查找人员;
  • 导入导出:支持通讯录人员的导入和导出操作;
  • 对通讯录中的人员可以直接发送短消息、手机短信和电子邮件。

3 日程计划

3.1 我的工作日程

合理安排自己的工作日程,并实现重要日程的提醒。可以按天、周、月、列表等各种形式查看自己的工作日程,未完成日程用红色显示,已完成日程用绿色显示,便于用户统筹安排工作,调整进度,及时跟进,彻底执行,确保各项工作的顺利完成。

3.2 他人工作日程

查看自己下属的工作日程,或其他自己有权限查看的他人日程,查看权限由管理员设置。查看方式与【我的工作日程】完全相同。

同时,在这里也可以给下属添加新事务。

3.3 工作计划

安排近期的工作计划,一般指比较长期的计划,如月度计划、季度计划、年度计划等,领导可以查看下属的工作计划并进行回复指导,同事之间也可以在有权限的情况下互相查看和回复。

4 资讯管理

面向全体人员或部分人员发布内部新闻或其他重要信息,用户可以随时查看,第一时间了解企业大事。功能特点:

  1. 可以设置新闻的审批流程,包括是否允许所有人发布新闻,发布的新闻是否需要审批,新闻审批人是谁等;
  2. 可以设置新闻的发布范围,只发给指定人员阅读,保证新闻安全性;
  3. 可以向全部或部分接收人发送手机短信提醒功能;
  4. 新闻内容可以自由编辑格式,插入图片,并附带多个附件;
  5. 支持新闻评论,用户可以直接在评论中上传文件或图片;
  6. 可以对重要的新闻进行置顶,确保重要新闻的到达;
  7. 可以查看新闻的阅读记录,了解接收人在何时阅读了该新闻,便于事情的确认;
  8. 新闻接收人可以直接对新闻发布人,或其他全部新闻接收人进行回复,发表对新闻的见解;
  9. 可转发已发、已收的新闻;
  10. “新闻收藏夹”的新闻可以直接归档,作为档案保存。

5 公告管理

用于对教育部门内部重要事项的发布,如人事任免公告、财务公告等,可以面向全员发布,也可以面向部分人员发布。功能特点:

  1. 可以设置公告的审批流程,包括是否允许所有人发布公告,发布的公告是否需要审批,公告审批人是谁等;
  2. 可以设置公告的发布范围,只发给指定人员阅读,保证公告安全性;
  3. 可以向全部或部分接收人发送手机短信提醒功能;
  4. 公告内容可以自由编辑格式,插入图片,并附带多个附件;
  5. 支持公告评论,用户可以直接在评论中上传文件或图片;
  6. 可以对重要的公告进行置顶,确保重要公告的到达;
  7. 可以查看公告的阅读记录,了解接收人在何时阅读了该公告,便于事情的确认;
  8. 公告接收人可以直接对公告发布人,或其他全部公告接收人进行回复,发表对公告的见解;
  9. 可转发已发、已收的公告;
  10. “公告收藏夹”的公告可以直接归档,作为档案保存。

6 通知管理

向全员或部分人员发送通知,可以用于企业内部的正式通知,也可以用于部门、人员之间的信息沟通。功能特点:

  1. 可以设置通知的审批流程,包括是否允许所有人发布通知,发布的通知是否需要审批,通知审批人是谁等;
  2. 可以设置通知的发布范围,只发给指定人员阅读,保证通知安全性;
  3. 可以向全部或部分接收人发送手机短信提醒功能;
  4. 通知内容可以自由编辑格式,插入图片,并附带多个附件;
  5. 支持通知评论,用户可以直接在评论中上传文件或图片;
  6. 可以对重要的通知进行置顶,确保重要通知的到达;
  7. 可以查看通知的阅读记录,了解接收人在何时阅读了该通知,便于事情的确认;
  8. 通知接收人可以直接对通知发布人,或其他全部通知接收人进行回复,发表对通知的见解。可转发已发、已收的通知;
  9. “通知收藏夹”的通知可以直接归档,作为档案保存。

7 审批流转-工作流

工作流是协同 OA 软件的核心技术,工作流技术以“智慧流程”为特点,强大、完善、灵活、易用,明显领先业界同类产品。

7.1 审批流转功能简介

审批流转功能的作用是实现网上协同办公,申请人在网上起草申请,并发送给相关负责人进行审批,实现无纸化办公。审批人可以在网上直接对申请内容进行修改、审批,注明审批意见,并盖章或签名。

申请内容在多个审批人之间按规范好的顺序自动流转,审批流程既可以在建立审批模板时设定,也可以由起草者设定。可以在审批管理中根据单位要求设置模板的统一格式,可以设置每个模板的使用者、管理者和修改者。具有使用权限的用户能够使用模板起草申请;具有管理权限的用户能够在表单管理中管理使用该模板起草的申请;具有修改权限的用户能够对模板进行维护。

审批的流程即可以采用固定流程,一个模板梆定一个流程的方式,也可以设定允许在流转过程中自定义流程或修改已设定的流程,流程支持直流、分流、并流、条件分支、流程嵌套以及各种协办、联办等复杂流程。

在审批中,可以按照角色进行审批的流转,可以通过相对路径找到相应的岗位,如审批者的上级领导,当前审批者的上级领导。

流程中可以支持退文的功能,可以退到以前的任何一级,也可以退回到发起人。在审批过程中,支持痕迹保留,电子印章,手写签名、全文批注。

可以实现对整个审批过程的催办、督办、统计。

7.2 功能结构

功能结构示意图
功能结构示意图

7.3 功能特色

云 OA 的审批流转功能采用了业内领先的图形化工作流、条件跳转以及交叉统计等技术,可以满足任意复杂的工作流管理需要,OA 工作流的设计思想有四个基本要点:

1) 一张审批单适用全单位。

无需对不同部门重复设计多个表单的流程。一些低级的工作流系统,经常会出现一个请假单要按部门来设定,也就是说需要一个部门做一个请假单,因为不同部门的审批流程是不一样的。但是应用工作流系统,就能够完全实现用一张请假单一个流程实现全单位人员的请假,无论请假的条件多么复杂都可正常实现。

2) 自由流程和固定流程相结合。

对于管理规范化的教育单位,一般流程上都是固定的。也就是说,办一件事的流程是固定的,对于申请人来说,无权也无需更改审批的流程。而对于一些规模较小的单位或对于一些特殊的事务,在管理上往往不是很规范,流程就不能固定不变,这时可采用自由流程。所谓自由流程就是由上一步指定下一步的审批者。工作流系统可根据实际情况设定,哪些流程启用自由流程,哪些流程启用固定流程。

3) 条件跳转。

就是可根据不同的值,走不同的流程。这里的跳转条件可分为二类:一类是对录入的值进行跳转:比如请款单,金额大于 3000 是一个流程,小于 3000 是另一个流程。第二类是根据岗位跳转:同样借款 3000 元,管理者和职工的借款流程是不一样的,根据不同的岗位走不同的审批流程。工作流可通过一个流程设计满足不同人的使用需求。

4) 查询和统计。

工作流可在流程走完后(如请款单),对已完成流程的数据内容进行查询。比如:按部门查询本月的借款记录。同时,可由系统自动生成各类统计报表,对于请假单,可按部门汇总出请假的信息。

7.4 智慧流程的构成

智慧流程构成示意图
智慧流程构成示意图

7.5 流程类型

OA 包括以下 7 种类型的流程,满足了各种流程管理的需要。

1)固定流程:固定流程是指按照预定好的审批流程自动流转,审批人不能更改流程,但可以在权限范围内进行加签、回退等操作。适用于审批人比较固定或者审批流程比较严格的事项,如报销单、请假单等,可以保证流程的规范。

2)自由流程:是指审批人可自行设置审批流转步骤,由上一步指定下一步的审批者。可解决在实际审批中,没有固定模式的特殊审批流程,比如某个新项目的审批,不确定应该需要哪些人来审批,便可以通过自由流程让审批人根据当时的情况自由选择下一步的审批者。通过使用预定义节点,指定下一步的时候只需要从已有的预定义节点中选择,快捷方便。

3)自由顺序流程:在流程起草的时候由申请人指定几个审批人,然后这些审批人依次执行审批操作。“自由”是指审批人不固定,可以在起草的时候由申请人临时指定;“顺序”是指选中的审批人依次执行审批。

4)分支流程:是当节点的跳转条件满足多个跳转条件的时候,如果没有设置并发执行,那么会让用户选择其中的一个流程来执行,由此产生了分支流程。比如一个发文审批流程,当部门审批完毕后,统一发给办公室,由办公室根据文件内容选择之后的审批流程。

5)并发流程:当节点的跳转条件满足多个跳转条件的时候,如果设置了并发执行,那么流程的后续节点会并发同步执行。并发执行的步骤可以通过并发结束节点来实现并发审批合并。也就是说,流程可以设置出任意的并发与合并流程。比如一个合同审批单,同时在技术部、项目部、法务部审批,然后汇总到主管领导。

6)半自由流程:是指在同一个流程中,结合自由流程和固定流程两种用法,使流程的使用更加灵活,流程前半段是固定的,审批人在没有权限的情况下不能修改流程,后半段是自由的,审批人可以自由指定下一步的审批人。

7)无流程:通常也称为“无需审批”。表单也可以设置为没有流程,没有流程的表单直接保存,没有审批过程。

7.6 流程模板

模板就是附带有流程的标准格式的管理表单,如报销单、请假单、请款单等,它一般由管理员设置好,普通用户直接调用即可。

流程模板中的表单可以设置表单内任何区域和字段的读、写权限,使用更安全;在建立表单的时候,还可以自动生成一对一,一对多的明细表,并实现对不同明细表的统计汇总。

OA 系统的工作流模板分为三种:文档型、表单型、签批单,包括 Word、Excel、WPS、HTML 等七种格式。

1)文档型。即 WORD、EXCEL、WPS 模板。文档型模板适用于审批内容是基于文档的,以文字内容为主的文件,如合同、发文等。一般不需要对文档内容进行统计、按域查询,文档型模板设计简单,并可以设置文件套红、痕迹保留、电子签名、加盖电子印章等。

2)表单型。即 HTML 模板,也称电子表单,该种类型的模板是基于 HTML 表单的,类似于一个应用系统,可以有 N 多个输入域,并且与实体的数据表相结合,可以方便地对每个域进行数据查询和统计汇总。适用于需要对审批单的数据进行统计查询的文件。如下图示:

3)签批单。签批单可有效实现 html 表单和 office 文档的结合。可实现正文是 word 或 excel 文档,而审批单本身是以 html 表单格式进行审批的单据。

7.7 流程设置

OA 系统的流程设置是图形化的,这种图形化流程设计的好处是非常直观和简单,逻辑关系清楚,每个步骤的审批人、审批动作、审批顺序、跳转路径都一目了然。流程设置的特点:

  1. 支持自由流程、自由顺序流程、固定流程、分支流程、并发流程、半自由流程、无流程等七大类型;
  2. 纯浏览器图形化流程设计,通过拖拉方式实现工作流的编辑;
  3. 人工节点和系统节点相结合,自由流程和固定流程相结合,文本表单和电子表单相结合,可以设计出任何复杂的工作流;
  4. 可以按数值、时间、岗位、权限等各种设置进行条件跳转,分流或合流,保证正确的审批流程;
  5. 一张审批单可适用全单位,无需对不同部门重复设计多个表单的流程;
  6. 具有灵活的岗位和角色设置,支持一人多岗、固定岗位、相对岗位等,大大减少流程设置的数量。如果想修改这个审批流程也很简单,用鼠标拖拉流程图到合适的位置,就可以重新布局。用鼠标右键点击流程图,就可以修改步骤基本属性、设置跳转路径,或者删除该节点;将鼠标放在流程图的节点上,就能够看到该步骤的详细跳转路径。

7.8 流程审批

待有文件需要审批人来审批的时候,系统会有多种提醒方式,包括弹出框口提醒、电子邮件提醒、手机短信提醒等等。可以对审批单进行加签、退文、修改(可以设置修改权限,修改过的文件具有痕迹保留功能)等各种操作,可以通过密码来加盖电子签章或个人印章。可以设置代理人审批。

  • 审批人可以在“经我审批”列表中查看自己审批过的流程;
  • 也可以打开具体的审批单,查看审批记录;
  • 每个人都可以制作自己的电子印章。

7.9 流程管理

可以查看所有正在审批和审批完毕的表单,包括查看申请信息、当前状态、当前流程、审批记录和阅读记录等。对审批中的表单可以更改本步审批人,进行催办,对审批完毕的表单可以进行归档,可以删除错误的表单流程,可以打印表单。

8 收文管理

收文管理是对单位收到的公文进行管理的过程,公文到达后,收文登记人选择公文类别,登记公文,送交相关人员进行拟办,根据公文模板附带的审批办理流程,送交相关领导进行批示,并送交相关部门承办、传阅等。收文登记人也可以自定义下一步相关处理人员,然后由审批人再选择下一步处理人,适用于不确定办理流程的收文。

公文收文管理包括两种模式:

一种是通过管理员预先设置好的收文模板和收文流程,进行收文登记、审核、批示、承办、监控、管理等一系列操作。适用于收文流程比较规范、审批人比较固定的企事业单位,比如行政文、党委文、工会文都有与之对应的模板和审批流程。

另一种是采用系统自带的收文模板,并由收文登记人选择拟办人,拟办人选择批示人,适用于收文流程比较灵活、审批人不固定的企事业单位。

收文处理单的格式可以自定义。

功能特点:

收文管理分两种类型,一种可以自定义收文模板和收文流程,实现不同的收文走不同的审批流程,适用于比较规范的收文管理;另一种是使用固定模板和自由流程,适用于比较灵活的收文管理。

在收文流转过程中,只有待办人员才有权打开批办,其他人都不能打开。最后由公文管理员对公文进行归档。归档时,可采用自动归档和手工归档。

收文能实现多次分发、翻印,并与系统中的档案管理功能结合,对收文文件进行归档。

由于我们在收发文管理中采用了 MS Office 插件的技术,系统可以提供:扫描输入、原文引入、手写笔输入、手工录入、从电子邮件中直接转入多种录入方式。

9 发文管理

发文管理是对单位内部发文过程的自动化管理。拟稿人依据发文类型选择适合的发文模板和审批流程,送交相关领导进行审核、复核、会签、签发等工作,然后由办公室进行发文登记、编号、套头、盖章,并进行文件的发放(分发、下发、办结)等工作,最后由公文管理员对办结公文进行归档。在整个发文过程中,可实现督办、催办的功能。

发文处理单的格式可以自定义。

功能特点:

  • 完全按照大型企事业单位标准化的收发文流程设计,功能完善,使用方便。
  • WORD 文档和 HTML 表单相结合,收发文的正文采用 WORD 文档格式,便于编辑,签批单采用 HTML 表单格式,便于统计汇总。
  • 在发文的审批中,可以按照角色进行审批的流转,可以通过相对路径找到相应的岗位,如审批者的上级领导,当前审批者的上级领导。
  • 发文的流程既可以采用固定流程,一个模板梆定一个流程的方式,也可以设定允许在流转过程中自定义流程或修改已设定的流程,流程支持直流、分流、并流、条件分支、流程嵌套以及各种协办、联办等复杂流程。
  • 流程中可以支持退文的功能,可以退到以前的任何一级,也可以退回到发起人。
  • 在审批过程中,支持痕迹保留,电子印章,手写签名、全文批注。
  • 可以实现催办,督办,统计。

10 投票

通过网上投票的方式,对某些事项进行调查和表决,支持单选、多选投票,支持匿名、非匿名投票。


本系列智慧校园建设方案分享了一个中大型普通中学智慧校园的真实案例,该项目公开招标中选的价格逾三千六百万元,项目内容繁多请点击目录中的链接查看相关章节。另外本站在分享时为方便阅读删减、重构了部分内容,原始方案见系列第一篇文章分享的附件。

XX 高新区中学智慧校园整体建设方案.docx

目 录
第一章 项目概述 1
1.1 建设内容 1
1.2 建设思路 1

第二章 建设背景 5
2.1 项目背景 5
2.2 项目依据 6
2.3 信息化现状 9
第三章 需求分析 11
3.1 政务目标分析 11
3.2 业务功能分析 12
3.3 用户角色分析 13
3.4 安全需求分析 14
3.4.1 业务保障安全需求 14
3.4.2 信息安全合规性需求 15
第四章 建设目标 18
4.1 稳步提高学校信息化办学水平,促进办学质量提升 18
4.2 探索信息技术环境下的教育教学新模式、新方法 18
4.3 为学校日常教学、教务管理工作提供高效智能管理服务支撑 18
4.4 打造便捷、高效、丰富的校园信息化服务和宣传的渠道 19
第五章 建设内容 20
5.1 建设范围 20
5.2 标准规范 20
5.2.1 行业标准规范 20
5.2.2 技术标准规范 21
5.3 总体设计 22
5.3.1 设计思路 22
5.3.2 设计原则 27
5.3.3 架构设计 29
5.3.4 技术路线 33
第六章 技术方案 44
6.1 校园数据管理平台 44
6.1.1 数据基础管理 44
6.1.2 数据资源管理 45
6.1.3 数据服务应用 47
6.2 应用支撑服务平台 48
6.2.1 基础信息管理 48
6.2.2 接入规范管理 50
6.2.3 开放应用中心 57
6.2.4 统一认证平台 57
6.2.5 视图开发平台 59
6.2.6 可视化分析平台 60
6.2.7 地理信息系统 62
6.2.8 消息支撑平台 63
6.2.9 快速开发框架 64
6.3 “教学考评管”应用 68
6.3.1 智慧教学:智慧授课系统作业管理系统翻转课堂系统教育资源系统出题组卷系统错题管理系统科研管理系统
6.3.2 智慧学习英语听说教学习系统
6.3.3 智慧考试:网上阅卷系统质量分析系统英语听说模考系统
6.3.4 智慧评价 132
6.3.5 智慧管理:选排课系统校园 OA 系统人事管理系统教务检查系统
6.4 云平台设施 179
6.4.1 数据机房:机房建设概述机房装修方案机房供配电及 UPS 系统机房新风系统机房安防系统机房动力环境监控系统机房防雷接地系统机房消防系统
6.4.2 云平台建设,指智慧校园硬件云平台基础设施,详见附件
6.5 网络设施 257
6.5.1 校园网络系统:校园网概述有线网系统无线网系统网络安全系统建设
6.5.2 IP 广播系统 303
6.5.3 综合布线系统 309
6.5.4 室外管道建设 316
6.6 终端设施 328
6.6.1 教室教学多媒体系统 328
6.6.2 精品录播系统 343
6.6.3 计算机教室云桌面系统 349
6.6.4 智能班牌 354
6.6.5 智慧图书馆管理系统 362
6.6.6 校园多功能厅信息化系统 369
6.6.7 会议室信息化系统 400
6.6.8 安全防范系统:视频监控系统校园一键紧急求助报警系统
6.6.9 标准考场/教室云录播及远程教研巡课系统 426
6.6.10 校园一卡通系统 463
6.6.11 校园电视台 476
6.6.12 校园信息发布 LED 高清显示屏系统 481
6.6.13 考场监控中心大屏系统 492
6.6.14 光明饭堂 497
第七章 制造工艺和质量保证措施 504
7.1 质量控制措施 504
7.1.1 质量控制制度 504
7.1.2 施工阶段的质量控制 506
7.2 质量保证措施 516
7.2.1 保证工程质量的技术措施 516
7.2.2 质量保证体系 516
7.2.3 施工质量保证措施 518
7.3 质量保证流程 520
第八章 交货及安装计划和保证措施 521
8.1 交货及安装计划 521
8.2 保证措施 521
第九章 培训服务方案 522
9.1 培训目的 522
9.2 培训服务流程 522
9.3 培训方式 522
9.4 授课人员安排 523
9.5 培训内容 523
9.6 培训方案表 524
9.7 培训效果评估 524
第十章 售后服务方案 526
10.1 技术支持与服务体系 526
10.1.1 技术支持与服务原则 526
10.1.2 技术支持与服务目标 526
10.1.3 良好的合作伙伴关系 527
10.1.4 服务监督管理机制 527
10.2 售后服务团队办公地点及成员数量 527
10.3 服务范围及服务时间 527
10.3.1 服务范围 527
10.3.2 质保期内的服务时间 528
10.3.3 质保期外的服务时间 528
10.3.4 技术支持与服务流程 528
10.4 系统应急方案 529
附件一:交货及安装计划 542
目 录
  1. 1 智慧考勤
  2. 2 校园通讯录
  3. 3 日程计划
  4. 4 资讯管理
  5. 5 公告管理
  6. 6 通知管理
  7. 7 审批流转-工作流
  8. 8 收文管理
  9. 9 发文管理
  10. 10 投票

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