在日常的会议中,通常都是将会议材料和文件发给每个参会者,与会者人手一份,这就需要复印大量的会议材料,耗费大量的纸张;也需要印制大量的会议材料和文件,耗费大量的物力和人力资源。综合来说传统会议文件用纸有如下几个特点:

  • 用纸量大。类似代表会议、换届会议等,由于开幕式、大会报告、小组讨论(出简报)、大会发言、决议、闭幕式等程序,每次开会都产生许多文件资料。 
  • 用纸浪费。印有议程、出席人员等的一些会议文件,在会后无实际作用,无故增加了用纸量。而且开会过程中分发的各种会议材料,大都单面印刷,人手一份,这些资料的印刷会消耗大量的纸张。
  • 文件回收问题。会后许多与会者将文件丢弃在会场,带走文件的同志也不知事后如何处理。文件回收问题得不到很好的解决。 
  • 保密隐患问题。由于机关内部在文件清退、销毁环节存在一定疏忽,会议上下发的保密文件资料,在会议结束后没有及时回收,使得纸质文件成为泄密的最大通道。

这些问题,是前进中的问题、发展中的问题,我们必须高度重视,采取有效措施切实加以解决。网动无纸化会议系统的出现,有效解决了传统纸张会议中所遇到的问题。 

无纸化会议系统提供考勤管理、会议议程、会议投票、分组讨论、资料查阅等多种功能,为政府单位以及企业提供一个极为实用的会议平台。通过这个平台,各部门单位可进行实时的会商和有效的信息沟通;改变了传统会议模式的效率低、操作复杂、形式单一、资源浪费、保密隐患等问题。实现新型会议的全程无纸化概念。本方案将重点描述平无纸化会议系统的应用模式,为无纸化会议探索先进而便捷的应用模式,探索新途径。

1 无纸化系统配置

在会议室每个座位配置一台无纸化会议终端;由一台控制主机来控制和管理,实现智能交互式无纸化会议系统功能;配置一台流媒体服务器,用于无纸化会议系统外部高清视频信号输入和视频信号同步输出的同步、异步处理转换处理,实现无纸化会议系统与其他视频设备的无缝对接;工作人员配置一套无纸化会议系统服务APP软件,方便工作人员看到服务请求,及时提供会议服务。

  • 1台无纸化控制主机TS-8300;
  • 20台无纸化带麦克风一体式电容屏升降器一体机,每个座位1套;
  • 1台无纸化智能流媒体服务器TS-8308

2 无纸化会议系统拓扑

无纸化会议系统拓扑

3 无纸化系统功能特点

智能交互式无纸化会议系统是一款专为政府党政机关、企事业单位、大型集团企业量身定制的无纸化会议系统,提供强大的会议应用功能,包括:会议信息上传、文件分发、阅读查看、文件批注、会议签到、投票表决、电子白板、文件交互传送、视频交互传送、会议交流、信息通知、会议服务、信息记录等;具有功能丰富、界面简洁直观、操作便捷、稳定可靠等特点;能够帮助会议组织者极大地降低工作压力,轻松进行会议现场管控,提高与会者的开会效率,同时节省大量资料印刷费用和投影设备,完全符合国家低碳、环保理念。

由于采用了先进的技术手段,将大幅度提高办会效率。无纸化会议管理系统的主要优势如下:

  • 办会人员在办公室就可以预定会议室、部署会议资料等工作。如果会议资料发生变化,可立即通过会议系统进行更新,提高了会议的响应能力。 
  • 通过会议系统可以了解其他参会人员的出席情况。 
  • 会议资料数字化后,参会人员可以方便的定位所关心的内容,而不会有任何遗漏。 

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