无纸化会议是一种全新的会议模式,它将多种信息化技术融入会议各环节、贯穿会议全过程,为办会和参会人员提供极为实用的工作平台。

本智能无纸化会议系统总结了 AV 会议系统行业过去数十年的发展与工程经验,认真理解用户对会议流程的实际需求开发的智能数据推送系统。本系统改变过去电子化会议室中线路布放复杂,各种品牌周边硬件设备繁多,系统运行故障率高的弊病。自主研发 AV、IT 和控制相结合的显示触摸一体化会议设备终端。包括终端主板开发、9 针跳转式电脑与显示器一体同屏、整机集成、精密型一体化强固式计算机外观、座式升降结构、服务器软件数据库、终端软件配发以及方案认定,本智能无纸化会议系统的软硬件均可裁剪。完全拥有自主知识产权。该系统已经在北京、天津、重庆、湖南省、陕西省、河南省、贵州省的政府、部队、电信、移动、电力、国土、等多处具有高度保密的单位得到成功应用。并且得到客户的一致好评与认可。

本智能无纸化会议系统符合当今社会和谐、绿色、低碳的主流理念。

无纸化会议方案,智能无纸化会议信息推送系统简述

一、无纸化会议系统特色

1.纯网络

本智能无纸化会议系统的设计目标是通过网络,完成单位团体内部会议通知发布、参会人员入场指引、会议室文件的分配与共享,实现无纸化会议,与会人员使用触摸屏或鼠标即可在桌面环境下快捷地审阅查看会议文件,远端加入会议讨论或接入办公 OA 系统。该系统蕴含的环保、高智能化的理念是系统的价值所在。

2.多功能

本智能无纸化会议系统包含了桌牌显示、会议签到、会议表决、会议呼叫、会议议程查看、会议材料查看、文件批注、投影申请、同屏管理、多路视频实时显示、电脑操作等会议常用功能和无纸化交互功能。

3. 可定制

本智能无纸化会议系统为完全自主知识产权产品,针对不同用户的不同需求,系统可根据用户的实际要求作功能上的相应增减、定制或调整,满足用户的实际使用需求。

4. 可扩展

为适应无纸化软件系统技术和设备的不断更新与发展,系统具有良好的灵活性和可扩展性,能够根据不同使用需要,兼容不断更新的设备及技术功能,方便扩展。

5.易操作

本系统终端界面简洁明了,各个功能一键到位,人性化、可操作性强,能够满足不同层级人员的使用习惯,满足对电子类产品不同使用熟练程度的用户使用需求。

6.易管理

采用一台后台管理控制服务器,通过网络对多个终端实现集中有效的管理,操作简单,使用方便。自主研发的 AV、IT 和控制相结合的显示触摸一体化会议设备终端,改变了过去电子化会议室中线路布放复杂、各种品牌周边硬件设备繁多、系统运行故障率高的弊病。

7.经济环保

本系统只需要在一台后台服务器、多个会议终端上安装无纸化软件,通过有线或无线网络连接,即可实现终端无纸化主要功能的操作,后期维护成本低。实现系统的更多环保理念。

8.安全保密

所有与会议有关的文件统一保存在后台服务器,集中管理,终端不保存任何文件。管理人员通过密码进入后台,实现文件的分发和管理等操作,确保会议的保密性、安全性。

二、无纸化会议系统结构

本智能无纸化系统图中,所有信号均由智能服务器进行调转,通过交换机由内部局域网推送至所有一体化智能终端进行显示。 同时参会者可以通过触摸方式自行操作显示终端的所有内容。整个线路简单,只需一条网线和一条电源线。电子桌牌系统线路更加简洁,只需要一条网线通过 POE 方式供电同时能进行信息传输。以上设计简化了线路,提高了设备的集成性,系统的整体稳定性随之得到提升。

无纸化会议系统结构
本智能无纸化会议系统有线传输拓扑结构示意图(一体化智能终端纯网络传输)
无纸化会议方案,智能无纸化会议信息推送系统简述

本智能无纸化系统图中,所有信号均由智能服务器进行调转,通过交换机由内部局域网推送至所有一体化智能终端进行显示。 同时参会者可以通过触摸方式自行操作显示终端的所有内容。整个线路简单,只需一条网线和一条电源线。电子桌牌系统线路更加简洁,只需要一条网线通过 POE 方式供电同时能进行信息传输。以上设计简化了线路,提高了设备的集成性,系统的整体稳定性随之得到提升。

三、无纸化会议系统功能

1.会议签到

参会人员就座后,点击“进入会议”,电脑进入会议系统,同时参会人已经轻松完成会议签到,系统将自动统计本次会议的到会人数、缺席人数,自动存档备查。

2.文件自动分发

会议文件由工作人员提前上传至会议室内的主控(秘书)电脑,参会人员签到后,系统将自动将本次会议的所有文件资料下载分发到每个参会人的终端电脑中。

3.会议议程显示

会议议程选项中将显示本次会议的标题、时间、流程(包括每个流程包含的会议文件)等会议议程。

4.会议材料查看

具有强大的后台管理功能,可以设置编排会议计划、录入会议文档,包括文字资料、图片资料、视频资料等。与会人员多种方式方便查阅会议文件,文档按议程顺序排布,分段开放。

5.会议文件批注

支持在任何文件上手写批注,会议文件除供参会人员浏览之外,更增加了批注修改功能,参会者可根据需要,用触摸屏手写笔在工具栏中选择手写输入后,在触摸屏上写字如同在纸张上书写一样流畅的感觉,手写输入、可写可擦、原笔迹保存,在文件上的批注可多人传阅多人批注,并在服务器端保存批注修改过的文件。

6.会议文件 U 盘导出

如果会议需要,经主席机或秘书端授权许可后,与会人员可将会议文件导出到 U 盘,避免纸质文件泄密的危险,便于携带,绿色环保。

7.同屏管理

会议主席或者秘书按下同屏后所有会议室的桌面终端显示将与主席或者是秘书的屏幕完全显示一致的内容,并且主席屏幕在对文件进行修改或者批注时,所有终端同时会显示其操作的内容。

8.投影申请

本功能可选择与会人员自行将讲稿内容投影到会议室大屏幕,或者有秘书终端管理后再投影。服务器或者秘书终端用的是有线终端(网络线、VGA 线、视频线)与本会议室所有视频系统连接(例如投影系统),会议秘书还可根据本单位的要求选择宣传片、音乐进行播放。

9.多路视频显示

本端视频播放共四个视频信号可在触摸屏上实时调看画面。这个功能特别适合带电视电话或者是应急指挥系统项目中运用。还可以配自动跟踪摄像机可以在视频窗口上显示,发言人的视频录像可放大到全屏。

10.会议表决

会议秘书录入会议中所需要表决的项目内容。并在服务器上存储表决结果,根据会议实际情况申请到投影机。

11.问卷调查

显示议题调查问卷。秘书有权对所有问卷的结果进行查看,并在服务器上存储调查问卷的结果,根据会议实际情况申请到投影机。可自行添加问题题目并发送给每位参会人员。

12.呼叫服务

系统中除了设计了常规的茶水类呼叫服务,还可呼叫纸笔计算器等,甚至在线呼叫自己的随行人员,人性化的服务的同时还减少了会议过程中的干扰。

13.发言管理

与会者发言时,进入发言管理系统点击发言申请按钮,开启会议讨论话筒,同时通过服务器、中控发送控制协议进行视频跟踪。

14.会议存档保密

会人员根据会议组织原则在秘书允许的情况下拷贝会议资料,或通过秘书发到办公邮箱,实现无纸化会议存档和分发。参会者可选择本次会议所有文件资料类型进行下载保存,如为保密会议,则本次会议的所有资料不允许保存,会议结束后自动删除提高会议的安全保密性。

15.办公 OA 对接

与会人员使用触摸屏或鼠标即可在桌面环境下快捷地审阅查看会议文件,远端加入会议讨论或接入办公 OA 系统。

16.配合中控系统的其他管理功能

和中控系统配合可在终端屏幕上显示视频 DVD 图像、本地或远端摄像机图像等,可实现后台统一集中管理终端的开关、升降、显示内容等。

17.可增加、可定制功能

系统另有更多功能模块可以选择,如支持秘书端网页浏览,支持终端电子白板、PC 操作、会议发言等;系统也可根据用户合理要求作功能等方面的相应调整和更多定制,满足用户的实际使用需求。

四、无纸化会议系统样图,略

五、无纸化系统设备分类

1. 按通讯方式分

本智能无纸化会议系统的信息传输主要是通过网络方式传输,分有线网络传输和无线网络传输两种。(部分参考图片见下)

无纸化会议方案,智能无纸化会议信息推送系统简述
无线网型和有线网型

2.按触摸屏规格分

本智能无纸化会议系统终端的操作方式主要是通过触摸屏进行操作,触摸显示屏的规格有电阻式、电容式、电磁式、电磁电容式,主要是全高清屏,分辨率 1920*1080。

3.按屏体尺寸分

本智能无纸化会议系统终端的显示屏体主是高分辨率高清的液晶屏,按屏体尺寸分有 11.6 寸、15.6 寸、17.3 寸、18.5 寸等多种规格,主要显示 16:9 画面。

4.按桌面摆放方式分

本智能无纸化会议系统终端主要是摆放在会议室桌面进行使用,摆放在桌面的方式有升降式、翻转式、桌面可移动式等三种方式。

无纸化会议方案,智能无纸化会议信息推送系统简述
桌面移动式、升降式、反转式
目 录
  1. 一、无纸化会议系统特色
  2. 二、无纸化会议系统结构
  3. 三、无纸化会议系统功能
  4. 四、无纸化会议系统样图,略
  5. 五、无纸化系统设备分类

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