某档案馆数字档案室建设项目技术方案（招标方案）

依据国家档案局《推进机关数字档案室建设实施办法（试行）》规范要求，结合 XX 市审计局的档案管理实际业务需求，建成档案信息资源库，通过与 OA 系统、审计业务系统接口，实现电子档案接收采集、归档编目，完成对系统内档案的检索利用、鉴定统计、档案编研等业务管理需求，支持增加区县审计局用户，实现区县审计局数据归档。并完成市局现阶段已数字化完成的纸质档案副本挂接，以及提供数字档案室建设咨询、制度优化服务，配合完成数字档案室的申报、评审工作。

本系统功能应包含档案采集、档案编目、专题管理、数据查询、电子借阅管理、纸质档案借阅管理、档案统计、日志管理、用户及权限管理、档案门类管理等功能。完成业务档案收集整理流程化、资源管理数字化、信息利用网络化和借阅流程规范化，达到业务档案实时归档、存储、载体转换、权限控制、数据迁移、利用等。并支持区县审计局部署，实现区县审计局数据归档。

系统应对审计局提供的操作系统、数据库、中间件进行适配，对系统的完整性、可用性、易用性进行测试，并结合等保测评结果进行调整并在后续使用中不断优化，能够通过网络安全等级保护二级（及以上）测评与备案。本项目招标标的 80 万元，竞争性磋商。

1. 数字档案室管理系统功能

1.1 档案采集

具备从 OA 系统、审计业务系统自动接收电子文件功能，可自动捕获或手工引入管理类等不同门类电子文件，具备批量接收、采集传统载体档案数字副本功能，实现各部门档案电子文件和纸质档案数字副本同步归档，接收的档案内容、电子档案通过系统关键字“档号”保持相互关联。系统应具备在线或离线方式或手动接收采集各种管理类不同类型电子文件功能，接收采集电子文件时应确保电子档案内容与电子文件保持关联，具体包括：

（1）支持 OA 系统、审计业务系统的各种管理类电子文件在线自动接收登记功能，包括电子文件及其相对应的目录数据；

（2）支持接收采集电子文件目录数据的设置功能；

（3）支持电子文件的内容与目录关联功能。

1.2 归档审核

主要是确定利用文件接收的文件中需要归档的文件，以及需要归档的文件的保管期限、分类等属性信息，系统支持基于档案价值自动或半自动辅助进行归档鉴定、划定保管期限。具体功能应包括：

（1）实现手工对每份文件进行归档标识，手工修改每份文件的保管期限、分类等属性信息，支持归档标识、保管期限、分类等属性信息的批量手工修改；

（2）实现通过审批流程对文件是否归档，以及归档文件的保管期限、分类等属性信息进行审批，并根据审批结果自动生成文件的归档标识、保管期限、分类等信息。

（3）对接收的文件进行四性检测，除四性检测以外，需要人工检查的内容，系统能够辅助进行检查。对不符合的进行标记，并出具检测报告。

1.3 档案管理

具有纸质文件和电子文件的分类、编目、命名、存储和归档功能，能够根据分类方案自动分类电子文件并进行元数据同步采集，可以按照权限手工著录、修改电子文件，具备档案资源的删除与回收功能，回收后电子档案关联关系不发生改变，文件归档后自动生成归档文件目录、案卷目录、卷内文件目录，系统支持 PDF/OFD 版式文件。以实现由档案管理员对档案进行相应的整理，系统提供排序、组卷\组件、编号、编目打印等功能对档案信息进行整理，整理完的档案可以审批入库。

1.3.1 手工录入

档案登记需要与库配置中的库进行管理，对档案进行分类管理，档案登记主要是对需要管理的档案的基本信息的录入及图像挂接。

1.3.2 系统导入

系统提供数据导入功能模块，根据文件编号、档号等的编码规则，直接将系统外数据转换为本系统的数据记录，系统能够将完成的目录数据导入及图像挂接工作。

1.3.3 档案移交管理

针对实物档案的移交，可根据电子档案对实物档案进行移交并接收。档案移交的过程包括“添加移交数据”、“移交”、“接收审核”和“完成”4 个过程。移交的档案有两种状态：“待移交”和“移交中”。

1.3.4 鉴定处置

系统支持建立档案鉴定工作，是指检查档案的保存时间是否已经超过了预定的保存期限，以确定将其重新归档、升级保管还是销毁。此模块主要包括密级鉴定、保管期限鉴定、档案销毁鉴定等功能。

1.3.5 档案编研及专题管理

主要是根据不同的活动、事件等创建不同的专题，并可对已创建的专题进行编辑、删除等操作。对系统中的电子档案按照不同的事件、不同活动建立档案的分类，利用者可根据不同活动、事件等专题对档案进行浏览查看。支持用户开展档案编研工作，授权用户建立编研计划、分配工作任务、建立编研素材库、复制粘贴档案内容信息、审核编研文稿、发布或下载编研成果等。

1.3.6 监督指导

按照工作流程开展档案业务检查功能，单位内每个部门兼职档案管理员负责本部门归档文件收集和归档工作，可按照权限对本处室人员提交的归档电子文件进行齐全、完整、规范性检查，发现问题通过系统退回归档人，档案室专职档案员对本单位档案业务进行在线监督指导，可对全部归档文件进行检查和退回操作。系统通过年度、日期、发文编号、文件题名等关键目录著录项，实现对目录项目的规范性自动检查，可自动检查归档文件内容是否上传原文。

1.4 档案保管

对档案的损坏、丢失、找回进行登记，对库房温湿度登记、统计，库房安全巡检登记、统计。

对档案的实体保管进行管理，库房实体档案管理实现库房结构的图形展示，采用图形方式直观地展示库房实体结构。并可动态地显示档案实体的状态，如是否借出（是否在库）。系统根据库房实体情况可定制电子化库房图形，提供一键式库房号标引。建立档案的库排架信息，根据用户方的库房格局设置虚拟的库房排架信息。

1.5 检索利用

系统具备在线查看、打印、下载目录数据和档案内容、自助查询利用服务等功能，人员可依据已设定的角色权限，按照审批流程完成档案在线借阅利用。系统提供档案利用登记表用于记录电子档案利用反馈。

1.5.1 档案检索

提供全文检索、高级检索、分类检索、专题数据库等多种检索利用功能。全文检索和高级检索支持多种条件检索，支持跨档案门类检索。查询结果文档按照列表方式、图表方式、缩图方式进行浏览。查询检索出的结果能够导出成 xls、mdb 等格式文件，便于利用。

1.5.2 借阅管理

1.5.2.1 电子档案借阅

提供电子档案借阅的申请与审批功能，申请与审批的流程自行定义，举例如下：业务人员登录系统，查询自己所需档案条目，申请档案借阅。

电子档案借阅流程为：

（1）在查询检索得到结果后，申请人选择一个或多个档案。

（2）申请人填写申请单，说明需要借阅的内容、借阅期限、利用目的、利用方式（在线阅览、下载等）等信息并将其提交给档案管理部门。

（3）档案管理员定期进入申请记录库，查询接收到的最新申请信息。

（4）审批人员给出审批意见，判定是否同意或不同意。

（5）通过之后，申请人获得对电子档案的相应操作权限。

（6）系统自动将审批信息返回给申请者，申请人即可重新进入查阅最新的档案信息。

（7）一定时间后，系统自动收回相应权限。

1.5.2.2 纸质档案借阅

（1）通过对档案出库，直接进行借出登记。并填写借出原因及借阅期限。

（2）借阅登记

（3）用户填写借阅信息卡（补录借阅档案类型、目的、借阅时限等信息）并通过审核后，系统生成借阅单，实体借阅与查询检索紧密结合，查询以后标定需要利用的档案。完成利用情况登记，包括利用人、利用日期、利用目的、利用方式、数量、借阅时限等内容。用户实际利用方式包括阅览、复制、借阅等利用方式。

（4）归还登记

（5）实体归还时，档案人员完成归还阅信息登记、保存。

（6）借阅情况查询

（7）通过借阅时间、借阅者、借阅单位、档号、是否超期等条件查询借阅的档案是否超期，档案人员用此功能查询档案去向、监控档案借阅超期情况。

（8）超期催还

1.5.2.3 电子阅览室

根据实际应用，开发阅览室功能，满足临时借阅人员的管理及审批功能。

1.5.3 流程管理

档案借阅（电子/实体借阅）申请、审批的流程定义及管理。

1.6 档案统计；1.7 内容管理；1.8 日志管理；1.9 用户及权限管理；1.10 系统管理；1.11 电子阅览室，略

2. 接口开发及系统部署；3. 数据迁移；4. 区县软件部署；5. 数字档案室建设资源、制度优化；6. 认定工作相关材料准备，略，见附件。