XXX 大学存量档案数字化,主要工作流程包括但不限于调档交接、数字化前处理、档案扫描、图像处理、图像存储、条目著录、数据挂接、后期整理装订、质量自检、实体档案归还、数据备份和移交等环节和内容。

本次档案数字化项目数量明细:估计扫描约 200 万 A4 标准页,著录约 20 万条,主要包含 2000-2009 年各类档案,2000 年以来的合同、基建图纸、财会文件及 2022 年新增档案,最终数量以实际加工量为准——以上工程量采购金额 70w。以下是服务要求:

一般档案数字化项目要求,档案数字化服务内容描述

1 数字化前处理

外包公司按照《纸质档案数字化规范》(DA/T31-2017)等规范标准的要求,逐件对拟数字化的档案的完整性、有序性、档案整理的规范性等进行检查、纠正,并做好扫描准备工作。

  1. 查看拟扫描的档案有无破损、残缺情况,以及排序混乱、缺页、倒页、漏号、重号、错号等整理不规范现象。如有,应进行登记,并根据有关规定和档案实际情况,进行适当规范化处理。
  2. 档案如不去除装订物会影响扫描工作进行时,应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害,不允许裁切档案纸张。
  3. 按要求把扫描件和非扫描件区分开。涉密文件不做数字化加工。严格做到涉密不上网,上网不涉密。
  4. 学校有权根据实际情况调整档案前处理方法和标准。

2 档案扫描

  1. 扫描方式:根据档案幅面大小及学校要求选择相应的扫描设备和方式,A3 以下幅面使用 A3 平板扫描仪或高速扫描仪,A2 以上幅面使用大图纸扫描仪。
  2. 扫描色彩模式:档案扫描图像采用 24 位真彩式。
  3. 扫描分辨率:扫描分辨率一般为 300dpi,对于案卷中出现字迹较小、模糊、较密集等情况,分辨率提高到 600dpi。扫描后的图像应清晰、不失真、完整、不影响图像的利用效果和打印后的效果,扫描图像的打印效果不能低于对应的复印效果,颜色较淡的纸质档案应当进行扫描加深处理。
  4. 扫描要求:扫描时应认真核对实际扫描页码、页数与前处理时编写的页码、页数是否一致。扫描时要保证放纸端正、不压边、不漏扫、错扫,严格确保图像质量,漏扫、压边的要及时补全、补正。图像顺序要与原档案中页码顺序一致,不可颠倒错乱,不可出现多页、重复页或漏页现象。

3 图像处理

图像处理后保证图像信息与原档案内容完全一致,不删除页面任何有用信息,包括正文内容、页眉、页脚、手写注释和印鉴等,不裁切纸张部分。不准出现页面内容残缺或将其它页面信息扫入本页的现象。不得出现原件没有的颜色、变形、马赛克、明显皱纹等破坏图像质量的现象。

  1. 纠偏:扫描的页面内容基本居中显示,不出现明显偏左或偏右现象。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理,图像偏度不得大于 0.5 度,视觉上基本无偏差;对方向不正确的图像进行旋转还原,以符合阅读习惯。
  2. 去污:对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等要进行去污处理。处理过程中要遵循在不影响可读性和可理解性的前提下展现档案原貌的原则。由于档案本身因陈旧、破损或不洁等造成页面上有污点的,如果在页面视图下无法看清,或该污点嵌在文本行中无法清除,可不予清除。
  3. 图像拼接:对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像,要进行拼接处理,合并为一个完整的图像,以保证档案数字化图像的整体性,不能缺少任何信息。
  4. 裁边处理:对图像进行裁边处理,应在距页边最外延至少 2 至 3 毫米处裁剪图像,去除多余白边。
  5. 清晰度处理:保证扫描图像字迹清晰、颜色恰当,不宜过浅或过深,不出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况。档案原件存在斑迹变质、颜色过浅、过深或深浅不一致时,保证档案原件能辨认的扫描图像也必须可以辨认。纸张太薄或字体颜色过浓,扫描时倒映反面文字,文字上的污点无法去污时,采取措施保证正文文字可以看清楚。
  6. 原则上要求所有档案图像,采用先进的文字识别软件,将扫描合格的印刷体文件电子图像,进行全文 OCR 图像识别和双层 PDF 数据的制作。双层 PDF 数据的图像版式必须保持和档案的原貌一致。

4 图像存储

  1. 存储格式。要求采用 JPG 或 PDF 格式保存,JPG 文件经 OCR 识别后再形成双层 PDF 文件,OCR 识别率符合有关标准和学校要求,PDF 的文件名和档案文件的档号一一对应,为挂接利用提供准备。
  2. 图像文件命名。每一份图像文件的文件名与纸质档案目录数据库中该份文件的档号一致。每份档案文件与其图像文件通过档号或文号建立一一对应关系,为实现档案目录数据与图像文件的对接提供条件。

5 条目著录

对档案目录数据进行著录。著录字段根据档案类型包括但不限于实体分类号、案卷号、件号、档号、文件题名、文号、文件责任者、文件日期、页数、保管期限、密级、备注、文件内主要人名、是否公开项等。在录入数据同时做好校对、质检工作,核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确,发现不合格数据时须进行修改或重录,确保著录数据的准确性,建立档案目录数据库。并负责将数据导入西南政法大学档案管理系统。

6 图像数据挂接

  1. 以纸质档案目录数据库为依据,将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。要认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同,图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致,图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。
  2. 图像文件必须完整、准确挂接到学校档案管理系统相对应的文件目录上。

7 后期整理装订

在完成扫描后,拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时,要保持档案的排列顺序不变,不得漏页、错页,不压字,装订牢固、不掉页,做到安全、准确、无遗漏。装订不能损害档案原件。装订时应尽量按原有顺序原孔装订,不掉页,按要求对齐。

8 质量自检

外包公司在档案数字化加工完成后,对档案实体、数字化各环节和所有数字化成果进行全面检查并形成自检记录,自检合格后提请学校组织验收。在验收之前,由学校抽取 5%的档案,由外包公司自检后出具自检报告。

9 实体档案归还

外包公司应对归还的档案实体逐盒、逐件清点,按数量、状况、顺序等进行检查后向学校交还。在对实体档案进行自检的过程中如发现丢失、损坏、圈划或涂改等应报学校进行处理;顺序错误、卷间文件颠倒等情况,按要求重新进行处理。外包公司负责所归还档案的回库、上架工作。

一般档案数字化项目要求,档案数字化服务内容描述

10 数据成果备份和移交

  1. 备份、移交范围:经学校验收合格的完整数据。
  2. 备份方式:为保证数据安全,外包公司须将所有数字化加工数据成果刻录在移动硬盘上进行备份,备份三套,并移交给学校。数据分别备份为 JPG 和 PDF 格式,并提供相应的说明。
  3. 备份数据自检:对备份数据进行全面检验,内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。
  4. 备份标记:数据备份后应在相应的备份介质上做好标签,以便查找和管理。
  5. 移交登记:填写《档案数字化成果移交接收清单》。外包公司应将目录和全文数据向学校数据库迁移;档案数字化过程中形成的记录等原始材料要同步移交,作为项目档案内容进行管理。

11 档案数字化项目的加工设备、软件及人员要求

  1. 档案数字化加工所需的场地、办公家具由学校免费提供,其他为完成此项工作所需的一切人员、软硬件设施设备、相关耗材等均由外包公司提供。
  2. 外包公司方面的人员的交通、食宿和其他方面由外包公司自行解决。
  3. 外包公司在合同签订后,于规定时间前(具体按照合同要求),将有关设备、人员、材料等总体配备完毕。

12 档案数字化项目安全要求

为确保项目过程中档案实体和信息安全,学校与数字化外包公司签订安全保密协议。并根据国家有关规定和标准,对外包公司提出具体安全管理要求如下:

12.1 制度要求

  1. 建立档案数字化安全保密制度和保密措施。外包公司应对工作人员进行安全保密教育和必要的上岗培训,加强管理,并与工作人员签订保密协议和劳动合同,明确规定工作人员安全保密责任、义务,杜绝阅读、摘抄、复制、外泄档案内容。安全保密协议应报送学校备案。
  2. 制定档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等设计各工种和环节的操作规程或管理制度。
  3. 建立项目管理档案,记录实施档案数字化外包项目的全过程。
  4. 建立监管机制,杜绝档案实体受损、丢失,杜绝外包公司擅自复制、留存、使用档案信息的行为。
  5. 外包公司应建立安全岗位责任制,配备专人负责安全保密工作。
  6. 外包公司必须积极支持、配合学校的安全保密检查。

12.2 场所场地要求

  1. 扫描工作必须在学校指定的场所内进行,由学校配备满足安全管理需要的视频监控设备,确保档案暂存处、数字化加工工位、服务器、数据导出端及门窗等无监控死角;视频监控数据自产生之日起保存不少于 6 个月;学校定期对视频监控数据进行回放检查。
  2. 数字化加工场所封断所有档案数字化加工设备的无线网络功能。
  3. 数字化工作人员存放随身物品要存入专用储物箱柜,并与档案装具分区放置;非工作需要的私人物品不得带入数字化加工场所,包括照相机、摄像机、手机、录音机、笔记本电脑、平板电脑等各类电子设备和各类移动存储介质;严禁擅自将数字化加工场所内的物品带离现场。
  4. 工作人员要挂牌上岗,接受身份核查登记和安全检查,严禁无关人员进入数字化加工场所。
  5. 工作人员不得在数字化加工场所内从事与数字化无关的活动,严禁在数字化加工区内喝水、进食、吸烟等,严禁携带火种进入数字化加工场所。
  6. 外包公司应指定有关人员经常对数字化加工场所进行巡查,确保有关数字化加工和管理的各项规章制度和操作规范得到切实贯彻和执行。
  7. 不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备。

12.3 设备环境要求

  1. 外包公司应当对项目设备进行必要的安全检查。档案数字化加工使用的计算机、扫描仪等设备,必须采用技术手段或专业物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口,如 USB 接口、红外线、蓝牙、SCSI 接口、光驱接口等,封闭的装置或端口要定期进行检查。
  2. 档案数字化加工过程中应使用国产设备和正版软件。数据安全与网络监控软硬件必须使用通过国家安全认证的国产品牌产品。除必要的操作系统、杀毒软件、加工软件和第三方安全管理软件外,档案数字化加工计算机不允许安装任何与加工无关的软件。
  3. 档案数字化加工网络要与其他网络物理隔离,禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备。
  4. 档案数字化加工网络环境中应配备具有权限管理、设备管理、端口管理、日志管理和安全审计等功能的数字化加工安全保护系统,准确记录授权用户的访问行为、设备接入和电子档案信息等。
  5. 档案数字化加工系统应具备流程定义、任务分配、过程跟踪、质量检测、成品制作、数据验收、数据备份管理等功能。
  6. 档案数字化加工过程中,外包公司不得使用未经学校检验合格的移动硬盘之外的移动存储介质,所有使用的移动存储介质必须交由学校统一保管或销毁,严禁擅自带走。学校将对外包公司所用的自带设备进行检查,以确保其设备中无信息留存。凡存有信息的,必须作清除信息的安全处理。数据移交时,工作站上的数据必须在学校工作人员的现场监督下销毁。
  7. 用于档案数字化加工的设备和存储介质严禁与其他设备和存储介质交叉使用,非数字化专用的设备和存储介质严禁带入数字化加工场所。
  8. 档案数字化过程中使用的移动存储介质和刻录设备应指定专人保管,并对使用情况进行记录。档案数字化成果的拷贝和刻录应相对集中。应指定专人负责移动存储介质数量的清点,外包公司完成拷贝或刻录的数据介质(包括损坏的数据介质)应及时交接给学校指定的人员,并办理交接手续。
  9. 档案数字化设备和存储介质不得擅自送外维修,必须送外维修的应办理书面审批手续,并由学校人员现场监督。

12.4 档案实体管理要求

  1. 外包公司应按照工作计划分批调档,并进行清点、核对,与学校确认准确无误后填写档案交接清单,注明交接档案的内容、数量、交接时间和经办人等。
  2. 外包公司在数字化加工生产过程中,必须确保所有档案实体安全,确保在数字化加工过程中不对档案原件造成损伤,出现档案损毁、丢失的,将依照有关规定追究有关人员责任。
  3. 数字化档案要专人专柜保管,数字化加工完毕的档案要及时归还入库、上架。

13 采购标的需执行的国家相关标准、行业标准、地方标准或者其他标准、规范

  • 《档案著录规则》(DA/T18-2022)
  • 《纸质档案数字化规范》(DA/T31-2017)
  • 《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894—2016)
  • 《重庆市纸质档案数字化操作规则》(重庆市档案局发布)
  • 《档案服务外包工作规范第 2 部分:档案数字化服务》(DA/T 68.2-2020)
  • 《档案数字化外包安全管理规范》(档办发〔2014〕7 号)
目 录
  1. 1 数字化前处理
  2. 2 档案扫描
  3. 3 图像处理
  4. 4 图像存储
  5. 5 条目著录
  6. 6 图像数据挂接
  7. 7 后期整理装订
  8. 8 质量自检
  9. 9 实体档案归还
  10. 10 数据成果备份和移交
  11. 11 档案数字化项目的加工设备、软件及人员要求
  12. 12 档案数字化项目安全要求
  13. 13 采购标的需执行的国家相关标准、行业标准、地方标准或者其他标准、规范

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