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  1. 1 档案数字化项目总体需求
  2. 2 档案数字化项目执行标准
  3. 3 档案数字化项目质量要求
  4. 3.6数据挂接要求

这里分享一个典型的档案数字化项目的方案(需求)简述,同时附上了档案数字化项目的一般预算及费用。本站档案相关的文章还有:区档案馆弱电智能化系统设计说明

1 档案数字化项目总体需求

为规范档案管理,需对XX新区管理委员会档案进行整理。由于档案存放分散,且涉及工程档案、基建档案、文书档案、会计档案等类别,需要具有丰富档案整理经验并具有存放资料场地条件的单位外包服务。工作内容包括档案清理、整理、存放、档案数字化及档案入馆等工作。

2 档案数字化项目执行标准

档案数字化加工严格执行如下标准:

  1. 《中华人民共和国档案法》;
  2. 《中华人民共和国保守国家秘密法》;
  3. 《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》;
  4. 《档案数字化外包安全管理规范》(档办法[2014]7号);
  5. 《档案著录规则》(DA/T 18—1999);
  6. 《档号编制规则》(DA/T 13—94);
  7. 《重庆市归档文件整理规则》(渝档发〔2016〕7号);
  8. 《重庆市纸质档案数字化实施细则》(渝档发〔2018〕5号)。

供应商的技术方案和质量标准不得与上述标准规范冲突或低于上述标准规范。

档案数字化项目方案,XX管委会档案整理及数字化处理

3 档案数字化项目质量要求

3.1档案交接要求

按照规定应移交档案馆的负责移交档案馆,并将移交清单及电子档交业主存放。对整理后暂不移交的档案资料由成交供应商提供场地进行存放、保管。存放保管期满,经甲方验收合格后再进行移交。

3.2数字化前处理

对档案整理规范性检查:档案收集不完整、保管期限划分不准确、材料排列顺序错误、归档内容有误、编号编页错编漏编等整理存在质量问题及档案装具不规范的档案退回整改,合格后再接收。确保档案实体符合相关的规范、符合进馆要求。

3.3档案扫描要求

1)基本要求

应根据纸质档案原件实际情况、数字化目的、数字化规模等选择相应的扫描设备,进行相关参数的设置和调整。参数的设置和调整应保证扫描后数字图像清晰、完整、不失真,图像效果最接近档案原貌。

2)扫描设备

扫描设备的选择应特别注意对纸质档案实体的保护,尽量采用对档案实体破坏性小的扫描设备进行数字化。纸张状况较差、过薄、过软或超厚的档案,应采用平板扫描方式;纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。图纸、折子页等超长、大幅面页应选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪(如图纸采用工程扫描仪)进行扫描。

3)扫描模式

为最大限度保留档案原貌信息,便于多种方式的利用,采用24位真彩色模式进行扫描,若彩色扫描效果不佳,影响阅读,可采用灰度、黑白扫描。若部分文件复写字迹正面不清晰,背面比较清晰,对于这种原件应正面、背面均作扫描,并对背面的图像作水平翻转处理,最后将正面的图像与经过翻转处理后的背面图像拼接为一页。

4)扫描分辨率

档案扫描分辨率应不小于300dpi,最终以图像清晰度为原则。对字迹模糊不清的档案可提高分辨率。

5)存储格式

纸质档案数字图像保存格式统一为JPEG或TIFF通用格式,JPEG压缩品质采用“中”级。同时将图像转换为一套PDF格式,条件允许的可以采用双层PDF格式。

6)文件夹命名

扫描形成的图像文件存储时按档号分级建案卷级文件夹、文件级文件夹(具体按照以采购人的需求执行)。

3.4图像处理要求

1)图像拼接

对分幅扫描形成的多幅数字图像,应进行拼接处理,合并为一个完整的图像,以保证纸质档案数字图像的整体性。拼接时应确保拼接处平滑地融合,拼接后整幅图像无明显拼接痕迹。

2)旋转及纠偏

对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转还原。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理,以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。

3)裁边

如需对数字图像进行裁边处理,应在距页边最外延至少2至3毫米处裁剪图像。

4)去污

如需对数字图像进行去污处理,以去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质,处理过程中应遵循展现档案原貌的原则,不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等。

5)图像质量检查

  • 数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真度较大时,应重新扫描。
  • 对于漏扫、重扫等情况,应及时改正,验收时发现类似问题应判定为不合格。
  • 数字图像的排列顺序与档案原件不一致时,应及时进行调整。
  • 对数字图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理情况进行检查,
  • 发现不符合图像质量要求时,应重新进行图像处理。

3.5数据备份要求

1)备份范围

经验收合格的完整数据应及时进行备份。包括原始数据及相关说明性文件。涉密数据与非涉密数据应分开备份,单独存储。

2)备份方式

为保证数据安全,备份载体的选择应多样化,采用硬盘及蓝光光盘备份,采用在线、离线相结合的方式实现多套备份,同一套数据原则上应制作3套备份数据,一套封存,一套异地保存,一套提供利用(存储介质由成交供应商提供)。备份注意保密及信息数据的安全。

3)数据检验

备份数据检验内容主要包括备份数据准确性、完整性、安全性检验,能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

4)标识标签

完成数据备份后,应在相应的备份载体上贴好打印标签,以便查找和管理。载体标识内容包括全宗号、年度、载体顺序号、数据量、密级、保管期限、存入日期、运行环境等。

5)备份登记

填写数字化备份管理登记表单。

3.6数据挂接要求

  1. 中标方必须将经过质量检测后的数字化图像文件对照数据库中的目录数据,按照区档案馆要求挂接到档案馆档案管理系统,并确保已有的数字化成果数据和本次数据字化成果数据能够实现正常使用,导入数据需做到数据转换方便、快速、完整,目录数据与全文挂接准确完整,查询方便快捷,使用方便,整体协调性好。
  2. 建立目录数据与图像文件的关联后,中标方应按100%的比例对挂接质量进行全面检查,包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字化图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等,发现错误由成交供应商及时进行纠正。
  3. 中标方须认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单,记录数据关联后的页数,核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致,不一致时应注明具体原因和处理办法。

3.7质量保障要求

  1. 供应商要建立严格的管理制度,通过相应的制度、流程和专业的实施团队加强对档案数字化加工过程的控制,对档案出入库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据验收、档案还原装订、数据备份、备份移交等各个环节的安全管理,确保从生产到验收,数据始终处于安全状态,以确保数据的真实性、完整性、可用性。
  2. 供应商必须建立严格的质量检测体系,不仅设置专门质检岗位指定专人负责整个建设过程的质量检验工作,而且具备完整的质量保障措施流程。对每个环节的产品质量进行100%的自检,保证各工序的准确率。经过自检认为产品质量符合规定要求后,分批次出具相应的质检报告递交采购人审核验收,如因提交不及时或质检不合格造成的时间延误和损失由供应商自行负责。

3.8安全保密要求

供应商应严格遵守《中华人民共和国档案法》、《档案数字化外包安全管理规范》等国家及重庆市的保密规定及相关规章制度,严格遵守保密安全规定,本项目由供应商自行提供加工场所及监控设备,确保场所正常秩序和安全,供应商必须在加工场所设立进出签到表;不得遗失、损坏档案,如有违法者,将追究法律责任。供应商应做到:

  1. 供应商应严格遵守相关保密安全规定,有严密、合理、可行的安全保密方案;有完善的人员管理制度。
  2. 与工作人员签订保密协议,加强对工作人员的保密教育。供应商负责对其聘用的工作人员进行身份审查、登记备案和签订保密协议,并将相关材料提交采购人备案。
  3. 建立严格的保密制度,加强管理,所有进入加工场地的工作人员实行挂牌制度。杜绝工作人员对档案及档案数据的私自复制行为。档案原件和档案数据不得以任何方式带出整理现场。
  4. 不同的工序之间要采取措施,杜绝泄密事故的发生。
  5. 加工场地的安全及保密措施,具备保密设施,保证档案原件的安全和保密。
  6. 档案数据移交分批验收时,工作站上的数据必须在采购人工作人员的现场监督下销毁。
  7. 不得在工作场所使用与工作无关的任何电子、电器设备。
  8. 安全保障要求:
    • 制定现场管理制度。包括对员工纪律、考勤管理、物品管理、卫生管理、休息管理、操作管理、档案保护、档案保密、岗位考核等几个方面的制度建设。
    • 规范项目保障措施。要求加工单位在培训保障、人员保障、进度保障、质量保障和设备保障上提供完整的措施。
    • 提供保密管理方案。保密管理方案要求包括保密管理原则、组织机构与工作职责、人员管理、保密载体管理、保密场所与设备管理、保密项目管理、泄密事件处理、保密纪律等内容。
    • 完善安全管理方案。安全管理方案的完善包括安全管理原则、现场安全管理、人员安全管理、设备安全管理、档案安全管理、信息安全措施以及项目应急方案。
  9. 数据安全要求:按照既定规则、路径,自动备份目录数据、图像文件,并可进行数据库恢复。包括数据库增量备份、全库备份、制定时间自动备份、手动备份。
  10. 所有进场的设备或介质在项目未结束之前不得撤离现场,若某设备或介质确需离开现场,必须经过采购人工作人员的检查批准,并做好记录。

3.9档案存放管理

  1. 档案室应具有保密性,应在档案保管室内安装监控设备,监控数据按照采购人要求存档,档案室钥匙由专人保管,非档案室人员不得入内。
  2. 方案室要坚固,有防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫等设施,并采取必要的预防措施和设置必要设备,确保档案的安全。
  3. 档案室内经常保持整齐、整洁,定期认真检查档案室,关好门窗,注意电源,清理废纸等易燃物品。在档案室内严禁吸烟,确保档案室安全。
  4. 档案室内档案分类存放,排列要整齐有序,便于查找。不得在档案室内存放个人物品或堆放杂物。
  5. 要定期进行档案的清理校对工作。对破损、变质的档案要及时进行修补复制等响应的处理。
  6. 档案管理员调动工作时,应在离职前办好档案室的交接手续。

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