为规范、管理和控制办公室信息安全管理体系运行记录的标识、储存、保护、检索、销毁等活动,特制定本制度。本制度适用于办公室所有部门。

第一章 总则

第一条 为规范、管理和控制办公室信息安全管理体系运行记录的标识、储存、保护、检索、销毁等活动,特制定本制度。

第二章 范围

第二条 本制度适用于办公室所有部门。

第三章 管理细则

第三条 职责与权限

办公室各部门:

  • 负责按照本制度要求在本部门内对各项相关记录 进行管理;
  • 负责对本部门的记录填写进行指导和检查。

第四条 记录的编号

记录的编号格式如下所示,每个记录只允许有唯一编号。

  • 文件编号为生成该记录的体系文件的编号。
  • 记录号为该项记录在该体系文件中的编号,例如WA_1_1,表示该项记录为该体系文件所属的第一个记录。
  • 流水号为累计序号,从 1 递增。

第五条 记录控制程序

1、记录的填写

  • 记录表单可根据管理的需要采取电子或纸质形式。
  • 记录填写要及时、真实、内容完整,如因某种原因不能填写的项目,应能说明理由,并将该项用横杠划去。
  • 各相关栏目负责人签名,不允许空白。
  • 填写完成的记录,按照编号要求,加流水号。

2、记录的保存和保护

  • 各部门信息员负责收集、保管并归档体系运行过程中本部门的相关录,包括体系各级文件中要求的相关记录。
  • 纸质形式的记录的保管应有适宜的环境条件,防止破损、丢失。电子形式的记录需要有稳定和能够提供备份的系统环境。

3、文档的更新

  • 对需要更新的文档,在部门研究可行性后,经过信息安全领导小组确认后,可对已发布的文档进行更新。
  • 文档更新必须有更新时间、更新内容、版本号、操作人、审核人等标识。

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